RGPD – Charte d’utilisation et de protection des données personnelles par l’OFQJ
L’Office franco-québécois pour la Jeunesse (OFQJ) est un organisme bi-gouvernemental, promoteur des relations entre la France, le Québec et la Francophonie. Il accompagne, depuis 1968, les 18 – 35 ans dans leur projet de mobilité ou de participation à un événement à l’international.
1) Pourquoi l’OFQJ collecte vos données ?
Pour vous conseiller et vous accompagner au mieux, la section française de l’OFQJ a besoin de recueillir certaines données vous concernant, dans le strict cadre de nos activités et suivant 3 stades évolutifs :
- Vous êtes « contact » quand vous souhaitez des informations basiques, avant même de savoir si vous allez déposer un projet ou répondre à l’une de nos offres.
À ce stade, la section française de l’OFQJ collecte uniquement votre adresse courriel (il est néanmoins recommandé de compléter la rubrique Mon compte car ces informations nous permettront de vous apporter la réponse la plus appropriée). - Vous passez « candidat » quand vous avez déposé un projet ou répondu à l’une de nos offres.
À ce stade, la section française de l’OFQJ vous demande de compléter ou d’actualiser les données de la rubrique Mon compte et de fournir certaines données relatives à votre candidature pour pouvoir rendre une décision sur votre dossier. - Vous devenez « participant » quand votre projet ou votre candidature ont été acceptés.
À ce stade, la section française de l’OFQJ vous demande un dernier complément de données, en rapport direct avec la réalisation prochaine de votre projet.
Acteur institutionnel, l’OFQJ ne vend, ni ne loue vos données personnelles ainsi collectées. En pratique, la section française de l’OFQJ recueille, stocke et traite vos données dans la stricte application du Règlement (UE) 2016/679, dit Règlement général sur la Protection des Données (RGPD).
2) Comment l’OFQJ matérialise votre consentement ?
Pour suivre notre procédure d’admission et de traitement de votre projet ou candidature, vous devez créer un compte dans notre base de gestion « Totem », que la section française de l’OFQJ a développée pour optimiser le suivi des dossiers de ses participants.
Lors de votre première connexion, vous devrez d’abord lire et accepter ce document avant de transmettre les données souhaitées pour la création de votre compte.
Le fait de lire et d’accepter ce document, ainsi que de procéder à la création de votre compte marque votre consentement à l’utilisation de vos données par la section française de l’OFQJ.
3) Comment l’OFQJ utilise vos données ?
En termes d’utilisation, vos données sont ainsi collectées par la section française de l’OFQJ pour assurer le traitement et le suivi des dossiers de nos participants.
En pratique, certaines de vos données seront transmises aux partenaires suivants, dans le cadre de nos obligations de fonctionnement :
- à notre section québécoise : lors de certaines opérations réalisées en commun[1] ;
- à notre Ministère de tutelle : pour un contrôle général de l’activité et de la performance de l’OFQJ, ainsi que pour une exploitation statistique générale portant sur la mobilité à l’international ;
- à nos partenaires territoriaux : pour un contrôle des cofinancements accordés ;
- à nos partenaires logistiques : dans le cadre de l’exécution de certaines prestations (aérien, hébergement, assurance).
[1] En 2001, l’UE a reconnu que la « Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques » (LPRPDE) du Canada offrait un niveau de protection en adéquation partielle.
Actuellement, le RGPD maintient la continuité des décisions d’adéquation existantes de l’UE, y compris celle concernant le Canada.
4) Comment l’OFQJ protège vos données ?
En termes de protection, la section française de l’OFQJ a travaillé avec ses prestataires informatiques quant à la sécurisation de la base de données et de vos données.
Ainsi, toute donnée personnelle transmise en dehors de la base de gestion des données ne saurait engager la responsabilité de la section française de l’OFQJ quant à son traitement.
Si vous devez transmettre les données d’une tierce personne, notamment dans le cadre d’un projet collectif porté par une structure organisatrice, il vous incombe d’en informer la personne et de recueillir son consentement.
Outre les moyens techniques, la section française de l’OFQJ a mis en œuvre tous les moyens organisationnels nécessaires à la protection de vos données.
5) Combien de temps l’OFQJ conservera vos données ?
La section française de l’OFQJ conservera vos données pour la plus longue des durées autorisées, compte tenu de ses contraintes opérationnelles, soit 5 ans.
En d’autres termes, votre consentement est réputé acquis pour 5 ans.
Pendant cette durée, et conformément à l’acceptation de nos conditions générales et aux engagements indiqués sur la « notification d’engagement » dans la base de données Totem, la section française de l’OFQJ pourra vous solliciter pour témoigner de votre expérience et/ou participer à nos opérations de promotion.
Passé 5 ans, la section française de l’OFQJ devra redemander votre consentement pour vous solliciter sur ce type d’opérations.
6) De quels droits disposez-vous auprès de l’OFQJ ?
Conformément à la réglementation applicable, et dans les limites des obligations opérationnelles et de conservation des données de la section française de l’OFQJ, vous disposez des droits suivants :
- Droit d’accès, de rectification et de suppression de vos données ; étant entendu que la rectification et/ou la suppression des données, que vous avez volontairement fournies, peut être de nature à modifier la recevabilité de votre projet et la capacité de l’OFQJ à l’accompagner ;
- Droit de limitation du traitement de vos données ; étant entendu que la limitation du traitement des données peut modifier ou bloquer le traitement de votre dossier.
- Droit d’opposition au traitement de vos données ; dans la limite du non-traitement à des fins de prospection commerciale.
- Droit de portabilité de vos données ;
- Droit de révoquer votre consentement ; étant entendu que cette révocation peut amener l’OFQJ à revenir sur sa décision ou modifier sa capacité d’accompagner votre projet, à défaut de pouvoir recueillir vos données pour poursuivre le traitement de votre dossier.
- Droit de définir des directives aux droits susmentionnés après son décès ; étant entendu que le décès d’un participant entraîne le gel de son dossier.
7) Quelle est la politique de l’OFQJ s’agissant des cookies et de Google Analytics ?
La section française de l’OFQJ peut utiliser des cookies dans le but d’optimiser votre navigation sur nos pages et formulaires ; sachant que ces cookies ne prélèvent aucune donnée permettant votre identification personnelle.
Dans les paramètres de votre navigateur internet, vous pouvez d’ailleurs choisir de ne pas autoriser l’installation de ces cookies.
La section française de l’OFQJ peut utiliser Google Analytics dans le but d’établir des statistiques sur la fréquentation et l’utilisation de nos pages.
Cet outil ne permet pas votre identification personnelle et son utilisation est bien limitée à un but statistique.
8) Quid de l’exercice de vos droits auprès de l’OFQJ ?
Pour toute question sur vos droits ou sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données de la section française de l’OFQJ :
- Par courrier : OFQJ, section française, 11 passage de l’Aqueduc, 93200 Saint-Denis
- Par mail : rgpd@ofqj.org
9) Actualisation et modification de ces mentions légales
Cette charte a été approuvée le 27 septembre 2018, lors du Conseil de la section française. Elle est modifiée en lien avec la mise en place de la nouvelle base de données projets « Totem » de l’OFQJ France au 1er janvier 2023.
Ce document constitue présentement la dernière version des mentions légales relatives à la protection des données personnelles.
La section française de l’OFQJ s’engage à actualiser et à modifier la présente version suivant l’évolution de la réglementation applicable et à notifier les utilisateurs de ces changements.
