Assistant.e Vie d'équipe

Montreal, Montréal (Montréal)

Ce stage débutera en Avril 2025 en Présentiel

La mission

Le ou la coordonnatrice administrative et vie d'équipe joue un rôle crucial dans le soutien administratif quotidien de l'organisme de bienfaisance, ainsi que dans la coordination des activités de l'équipe. Cette personne travaillera en étroite collaboration avec le personnel de tous les niveaux pour assurer le bon fonctionnement des opérations administratives et contribuer au maintien d'une atmosphère de travail positive et productive.

L'assistant.e administratif.ve et vie d'équipe est également chargé.e de faire preuve de proactivité pour identifier les possibilités d'amélioration dans les processus administratifs et opérationnels. Elle doit être capable d'anticiper les besoins de l'organisation et de proposer des solutions innovantes pour accroître l'efficacité et l'efficience. Cette approche est essentielle pour garantir que l'organisme de bienfaisance reste agile et capable de s'adapter aux changements à venir.

Les responsabilités de la personne recherchée s’articulent autour de 4 volets :

1. Gestion administrative (quotidiennement)
– Accueil des visiteur.se.s
– Gérer le courrier entrant et sortant, y compris le tri, la distribution et la réponse selon les besoins.
– Traiter les appels téléphoniques entrants et sortants, ainsi que les courriers électroniques, en assurant une communication professionnelle et en redirigeant les demandes vers les membres de l’équipe appropriés.
– Établir et maintenir un système de classement efficace pour les documents physiques et électroniques, garantissant la confidentialité et l’accessibilité appropriée.
– Gérer les fournitures de bureau et matériel informatique, et passer des commandes lorsque nécessaire, en veillant à ce que les stocks soient adéquats pour soutenir les opérations quotidiennes.
– Recevoir, envoyer et payer les factures, conformément à la procédure établie

2. Support administratif général (hebdomadairement)
– Aider à la préparation de documents, de rapports et de présentations, en utilisant des logiciels de traitement de texte, de tableur et de présentation.
– Effectuer des tâches de saisie de données précises et en temps voulu, en garantissant l’intégrité des informations enregistrées.
– Assister dans l’organisation des réunions, incluant la préparation des salles, la gestion des équipements nécessaires et des fournitures de bureau.
– Faciliter la communication interne en relayant les informations pertinentes aux membres de l’équipe et en répondant aux questions ou préoccupations.

3. Procédures (hebdomadairement)
– Assurer la mise à jour des procédures existantes
– Créer des templates (documents modèles) dans un format efficace pour tout besoin de répertoire, archivage et référencement
– Prendre l’initiative de proposer et de mettre en œuvre des améliorations dans les procédures de gestion pour augmenter l’efficacité de l’organisation
– Informer l’équipe des procédures et en assurer leur exécution
– Solliciter les membres de l’équipe afin de mettre à jour les procédures dont ils sont responsables
– Créer et maintenir un calendrier permanent des évènements qui reviennent chaque année

4. Support à la vie d’équipe (occasionnellement)
– Participer à la coordination des événements internes et externes, y compris la réservation d’espaces, la gestion des inscriptions et la coordination des fournisseurs
– Soutenir la préparation et l’exécution d’événements spéciaux et de campagnes de collecte de fonds.
– Optimiser les approvisionnements (coûts et déplacements) pour les fournitures de bureau et autres fournitures pour la vie d’équipe
– Assurer une communication efficace entre les différents départements et soutenir la gestion dans la mise en œuvre des politiques de l’organisation.

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Diplôme demandé

Diplôme adapté à la mission.
Le plus important est la capacité d'apprentissage