Préparation du Festival
• Appuyer la directrice de la programmation jeunesse et l’assistante à la programmation:
• Récupérer du matériel (bio, photos),
• Mettre à jour la base de données de programmation (informations concernant les participants du Festival avec le logiciel ZONE FESTIVAL),
• Faire les suivis des ententes et des contrats liés au Festival ou à des partenariats
• Participer à l’organisation du séjour des auteurs (vols internationaux et nationaux, hébergement)
• Participer aux événements du Festival et faire partie de l’équipe tactique du Festival lors de sa tenue
• Aider à colliger les données et statistiques liées au Festival
• Ressources bénévoles : contribuer au recrutement, à la gestion des horaires
• Assister la directrice générale adjointe :
• Coordonner les traductions et révisions,
• Participer aux réunions de planification des communications,
• Collaborer à la préparation de demandes ou de rapports liés à des dons ou commandites,
• Appui au niveau des tâches cléricales (mise en page de documents, copies, messagers, etc.)
Lors du Festival
• Être présent au kiosque d’accueil, à la suite médias et à la suite des bénévoles ou au salon des auteurs selon les besoins
• Réaliser des sondages auprès des festivaliers
• Appuyer les bénévoles à l’entrée des salles ou présence en librairie selon les besoins
• Participer aux réunions de l’équipe
Après le Festival
• Aider à colliger les données et les statistiques liées au Festival afin d’obtenir un rapport quantitatif de l’événement
• Aider à la rédaction des rapports, demandes de subventions et document officiels
• Assister l’équipe interne dans la reddition de compte du Festival (effectuer le suivi auprès des partenaires et autres suivis post-Festival)
Autres tâches connexes
• Archivage
• Gestion de divers envois (courrier, brochures du festival et matériel promotionnel)
• Gestions des listes d’invités à divers événements VIP
• Mise en page, impression et envoi de dossier divers.
• Toutes autres tâches connexes
