Chargé de projet évènementiel

Dieppe,

Ce stage débutera en Mai 2025 en Présentiel

La mission

Dans le cadre de l’organisation d’un événement culturel majeur, le stage de coordinateur événementiel et gestion des bénévoles travaille à l'organisation d'un salon littéraire qui réunit des auteurs, des éditeurs et un large public passionné de littérature. L’objectif principal du stage était de contribuer à la gestion logistique de l’événement et de coordonner les bénévoles afin d’assurer le bon déroulement de toutes les activités.
Recrutement, accueil et formation des bénévoles avant l’événement.
Répartition des bénévoles en fonction des différents postes (accueil, orientation du public, gestion des stands, animation des ateliers, etc.).
Suivi et encadrement des bénévoles pendant l’événement, en veillant à la bonne exécution de leurs missions.
Communication avec les bénévoles, résolution des imprévus et ajustements des affectations en temps réel.
Préparation et mise en place des espaces dédiés aux conférences, ateliers, et dédicaces.
Coordination des aspects matériels (gestion des équipements, signalétique, aménagement des stands).
Gestion des horaires et de l’agenda des activités, en coordination avec les intervenants et les différents acteurs de l'événement.

Contribuer à l’élaboration et à la mise en place du planning de l’événement, en prenant en charge la gestion des différents espaces, des horaires, et des besoins matériels.
Aider à la coordination des relations avec les partenaires externes, les fournisseurs, et les prestataires.
Participer à l’élaboration du programme détaillé du salon, en collaboration avec l’équipe organisatrice et en assurant le suivi des plannings des diverses activités.
Prendre en charge la coordination des équipes de bénévoles, en assurant leur présence et leur répartition sur les différents postes.
Organiser l’accueil des auteurs, des invités et des participants, en veillant à leur bonne orientation et à la gestion des inscriptions.
Participer à la création et à la mise à jour des supports de communication nécessaires (notamment le site internet et autres outils de promotion).
Assurer un suivi avec les intervenants pour confirmer les détails pratiques (horaires, logistique, besoins spécifiques).
Aider à la gestion quotidienne des bénévoles : suivi de leurs formations et mise à jour de leur planning pour assurer la couverture de toutes les missions.
Assurer la communication avec les bénévoles pour garantir leur bonne préparation avant et pendant l’événement.
Contribuer à la collecte et à l’analyse des retours des participants et bénévoles.
Participer à la rédaction du bilan de l’événement, en évaluant les points forts et les axes d’amélioration.

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Diplôme demandé

Bac + 3 en gestion de projet ou événementiel